Política de Privacidad de Datos
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., persona jurídica legalmente constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con Sitio Web www.dataytic.com, ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN” que se expone a continuación:
Tabla de Contenido
1. CONSIDERACIONES GENERALES …………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2
2. OBLIGATORIEDAD …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2
3. DEFINICIONES …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ………………………………………………………………………………………… 4
4.1. Principios relacionados con la recolección de datos personales …………………………………………………………………………………………….. 4
4.2. Principios relacionados con el uso de datos personales. ………………………………………………………………………………………………………. 5
4.3. Principios relacionados con la calidad de la información ………………………………………………………………………………………………………. 5
4.4. Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales …………………………………………………………….. 5
5. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL ……………………………………………………………………………………………………………… 6
5.1. Identificación general e información de contacto …………………………………………………………………………………………………………………. 6
5.2. Números de identificación expedidos por organismos o agencias gubernamentales …………………………………………………………………. 6
5.3. Condición médica y estado de salud …………………………………………………………………………………………………………………………………. 6
5.4. Otra información sensible ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6
5.5. Tratamiento de datos de salud. ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7
5.6. Tratamiento de Datos Biométricos. …………………………………………………………………………………………………………………………………… 7
6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES …………………………………………………………………………………………………. 8
7. OBLIGACIONES EN EL USO DE HERRAMIENTAS …………………………………………………………………………………………………………….. 10
8. TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN NACIONAL Y/O INTERNACIONAL DE LA INFORMACIÓN PERSONAL ………………………… 10
9. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL ………………………………………………………………….. 12
10. DEBERES DE DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 12
10.1. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. respecto del Titular del dato ……………………………………………………………………… 12
10.2. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales …… 13
10.3. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado ……………………………….. 13
10.4. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio ……………………………… 13
11. DEBERES DE DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 13
12. DE LA AUTORIZACIÓN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 14
12.1. Autorización para tratamiento de datos ……………………………………………………………………………………………………………………………. 14
12.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles ………………………………………………………………………………………………………………. 14
12.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA) ………………………………………………………………………….. 15
13. SEGURIDAD …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 15
14. RETENCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL …………………………………………………………………………………………………………………….. 15
15. INFORMACIÓN PERSONAL DE OTRAS PERSONAS ………………………………………………………………………………………………………….. 15
16. PREFERENCIAS DE COMERCIALIZACIÓN ……………………………………………………………………………………………………………………….. 15
17. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ………………………………………………………………………………………………….. 15
18. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A ACCEDER, CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN …………………………………………….. 16
19. CAMBIOS A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN ………………………………………………………………………………………. 17
20. LEY Y JURISDICCIÓN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 17
21. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 17
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN (PTI) DATA & TIC CONSULTORES S.A.S.
Data & TIC Consultores
www.dataytic.com
1. CONSIDERACIONES GENERALES
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Asimismo, el artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.
Con ocasión del ejercicio de la actividad de la empresa, resulta indispensable recolectar, almacenar, usar, entregar a terceros y, demás personas vinculadas o relacionadas con el desarrollo social y misional de la empresa y los efectos contractuales en los que se vea involucrados. Los datos personales e información de propiedad de los Titulares de la información personal, la cual se define como, aquella Información que identifica a la persona natural que posee vínculos de carácter legal o contractual con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S, se relaciona con ella o con otras personas (como, por ejemplo, las personas a su cargo que directamente, o por intermedio de ella, han entregado su información).
En virtud de lo anterior, dentro del compromiso legal y corporativo de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de ellas de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bancos de datos, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. ha diseñado esta Política de Tratamiento de la Información (la “Política”) en la que se describe y explica el tratamiento dado a la información personal que se recolecta a través de los diferentes medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen.
2. OBLIGATORIEDAD
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., sus socios, trabajadores en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S.
Todos los trabajadores de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.
3. DEFINICIONES
Para efecto e interpretación de esta Política, de las obligaciones y derechos de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., así como de las obligaciones y derechos de los Titulares, al amparo de las normas aplicables y de la voluntad contractual de las partes, se entiende por:
a) Anonimización: Mecanismo técnico o tecnológico por medio del cual se oculta, pixela, difumina o encubre datos de naturaleza privada, semiprivada o sensible. Un “dato anónimo” no permite razonablemente establecer a qué persona natural se refiere, vincula o asocia, entonces dicha información no es un dato personal. Los datos personales que hayan sido objeto de procesos de anonimización, cifrado, presentados con un seudónimo o que por cualquier medio, tecnología o proceso se desvinculan o desasocian de una persona natural, pero que puedan utilizarse para volver a identificar a esa persona, siguen siendo datos personales.
b) Aplicación o App: Cualquier tipo de software, o desarrollo de software para que corra en cualquier elemento informático de hardware, tal como un desktop, laptop o dispositivos móviles.
c) Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales.
d) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
e) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
f) Bases de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
g) Canal de acceso electrónico. Se entenderá como canal de acceso electrónico aquellas formas mediante las cuales se recolecta y/o almacena información personal tales como, web, dispositivos móviles y atención telefónica.
h) Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
i) Datos de menores: Son los datos de niños, niñas y adolescentes y su Tratamiento es permitido siempre y cuando el fin que se persiga responda al interés superior y asegure respecto a sus derechos prevalentes.
j) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El dato personal se clasifica en sensible, público, privado y semiprivado.
k) Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquella que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
l) Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
m) Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
n) Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
o) Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
p) Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
q) Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
r) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
s) Sistema de Protección de Datos. Conjunto de procesos, políticas, procedimientos, controles y demás actividades definidas al interior de la organización establecidas para asegurar el adecuado cumplimiento del Régimen de Protección de Datos, en adelante SPD.
t) Seguridad de la Información: Es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de D&T que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.
u) Titular del dato: Es la persona natural a quien se refiere la información.
v) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
w) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
x) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
y) Usuario: Persona natural, con capacidad jurídica, que hace uso de la Aplicación en cumplimiento de los términos y condiciones aplicables.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y con el objeto de desarrollar actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
4.1. Principios relacionados con la recolección de datos personales
Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del tratamiento de los mismos.
El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a DATA & TIC CONSULTORES S.A.S.
Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (a) adecuados, (b) pertinentes y (c) acordes con las finalidades para las cuales fue previsto su tratamiento.
4.2. Principios relacionados con el uso de datos personales.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
4.3. Principios relacionados con la calidad de la información
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. lo determine, serán actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
4.4. Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales
Principio de seguridad: Cada persona vinculada con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
– Al titular del dato
– A las personas autorizadas por el titular del dato
– A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:
– Al titular del dato;
– A las personas autorizadas por el titular del dato;
– A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley aplicable, en las demás disposiciones que la desarrollen y la presente Política.
5. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Dependiendo de su relación con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. (por ejemplo, cliente, proveedor, contratista, testigo, intermediario o representante o apoderado, o bien otra persona que posea relaciones con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. con ocasión del ejercicio de su actividad), la información personal recopilada sobre las personas antes designadas y/o las personas a cargo de estas puede incluir:
5.1. Identificación general e información de contacto
Nombre, dirección, correo electrónico y teléfono, sexo, estado civil, entorno familiar, fecha de nacimiento, contraseñas, nivel educativo, atributos físicos, registros de actividad, historial laboral, habilidades y experiencia, licencias profesionales y afiliaciones, las lesiones o las discapacidades.
5.2. Números de identificación expedidos por organismos o agencias gubernamentales
Número de Cédula de Ciudadanía, Número de Pasaporte, Número de Identificación Tributaria, Número de Libreta Militar u otro número de identificación que se considere como público o esté disponible al público mediante mecanismos de consulta físicos o electrónicos.
5.3. Condición médica y estado de salud
Enfermedad física o mental, o condición médica (actual o anterior), estado de salud, información sobre lesiones o discapacidades, procedimientos médicos realizados, hábitos personales (por ejemplo, tabaquismo o consumo de alcohol), información sobre medicamentos recetados e historia clínica.
5.4. Otra información sensible
En ciertos casos, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. puede recibir información sensible acerca de la afiliación sindical, creencias religiosas, opiniones políticas, historia médica familiar o información genética (por ejemplo, si solicitó una asesoría a través de un socio comercial que hace parte de una organización comercial, religiosa o política). Además, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. puede obtener información sobre sus antecedentes penales o historial de litigios civiles durante el proceso de prevención, detección e investigación de fraudes. También se puede obtener información sensible si voluntariamente se proporciona por el titular del dato (por ejemplo, si expresa sus preferencias con respecto al tratamiento médico con base en sus creencias religiosas).
Por la naturaleza de esta información, al igual que la relacionada con el estado de salud, expresamente entiende y acepta, al momento de aceptar esta Política, que está impartiendo su autorización y consentimiento informado a efectos que DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. pueda recolectar y usar cierta información personal que se califique de sensible dentro de los parámetros y criterios fijados en esta Política. Lo anterior sin perjuicio que cuando resulte necesario de conformidad con el régimen legal aplicable, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. solicite su consentimiento expreso para tratar otra información calificada legalmente como sensible.
5.5. Tratamiento de datos de salud.
En la interacción de los Usuarios y/o Titulares con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. y sus diferentes herramientas o servicios web, éstos podrán gestionar sus datos de salud e historia clínica que sean necesarios para realizar trámites o acceder a otros servicios digitales. Estos son Datos Sensibles y es facultativo del Titular gestionar esta información mediante las diferentes herramientas de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., quien solo tratará estos Datos Sensibles con el fin de enviarla a entidades o personas que los requieran para un trámite específico, previa autorización expresa del Titular de la Información, o cuando lo requiera una autoridad competente en ejercicio de sus funciones. En cualquier caso, el Usuario ostenta el control sobre el tratamiento de dichos datos, y en cualquier momento podrá solicitar su corrección, actualización o supresión.
El Usuario no está obligado a usar estas herramientas de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., lo que implicará que no podrá hacer trámites que requieran de este tipo de información, si decide no suministrarlos.
5.6. Tratamiento de Datos Biométricos.
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. podrá recolectar información personal biométrica como huellas, fotografías del rostro (selfie), iris, cadencias, voz, firma, reconocimiento facial, rasgos morfológicos, entre otros, (en adelante los “Datos Biométricos”) con el fin de permitir la identificación de los Usuarios y/o Titulares, conforme a los parámetros de seguridad establecidos en la regulación, las buenas prácticas y las señaladas por las autoridades. Estos Datos Biométricos son considerados por la regulación colombiana de datos personales como Datos Sensibles.
La recolección de esta información se hace en cumplimiento de obligaciones legales como la señalada en el artículo 2.2.17.6.6. del Decreto 1413 de 2017:
“Artículo 2.2.17.6.6. Seguridad de la información. Los actores que traten información, en el marco del presente título, deberán adoptar medidas apropiadas, efectivas y verificables de seguridad que le permitan demostrar el correcto cumplimiento de las buenas prácticas consignadas en el modelo de seguridad y privacidad de la información emitido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o un sistema de gestión de seguridad de la información certificable. Esto con el fin de salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información.”
Unido a lo anterior, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha recomendado la implementación de la identificación biométrica como un mecanismo de seguridad de la información:
a. “Las empresas deben identificar sus vulnerabilidades e implementar medidas de protección
b. Desarrollar una cultura de seguridad y una política de seguridad corporativa.
c. Establecer la mentalidad de que la seguridad debe ser prioridad
d. Implementar análisis de datos para proteger información confidencial (establecer maneras automatizadas para analizar y monitorear grandes volúmenes de datos)
e. Gestionar identidades y autorizaciones
f. Aprovechar las capacidades integradas de los dispositivos móviles (autenticación avanzada por medio de técnicas biométricas de reconocimiento de voz, firma y reconocimiento facial)
g. Monitoreo y evaluación continua
h. Aislar y ocultar dispositivos terminales1”
En cumplimiento del artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, los Usuarios y/o Titulares no estarán obligados de ninguna manera a suministrar sus Datos Biométricos conforme a lo acá dispuesto. En aquellos casos en que los Usuarios y/o Titulares opten por no autorizar el uso y tratamiento sus Datos Biométricos a DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. conforme la presente Política, es claro que DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. no podrá permitir el acceso y uso de ciertos servicios a las personas que se nieguen a proveer sus Datos Biométricos.
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. informa que no toda fotografía o huella es considerada como un dato biométrico y sensible. La Superintendencia de Industria y Comercio precisó esto en el Concepto con número de radicación 17-299565-2:
“Los datos personales como la huella dactilar y las imágenes de los titulares se consideran datos biométricos y de carácter sensible cuando son tratados por medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívoca de una persona física. De lo contrario, se tratará de datos personales de carácter privado.”
Por lo tanto, la recolección y tratamiento de huellas o imágenes que no sean consideradas como datos biométricos serán tratados conforme a las finalidades generales señaladas en esta Política y no les serán aplicables las disposiciones específicas sobre Datos Sensibles.
6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. utilizará la información personal para cumplir con las obligaciones contractuales y legales, y para desarrollar las actividades propias de su objeto social. DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:
a) Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular de los datos con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. que el titular haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
c) Evaluación, mantenimiento y mejora de las características y funcionalidades del Sitio Web y la experiencia del usuario.
d) Conocimiento de las necesidades, gustos y preferencias del usuario con el único propósito de ofrecer beneficios e información sobre trámites, productos, servicios y novedades que puedan ser de su interés.
e) Análisis de datos personales recolectados para el continuo desarrollo de algoritmos de seguridad en la identificación de los usuarios o Titulares.
f) Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo.
g) Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales.
h) Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., o aquel que llegare a tener.
i) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. o empresas vinculadas y los aliados
1 Tomado de: https://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-15301.html
comerciales de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S.;
j) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.
k) Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. utilizará los datos personales para los siguientes fines: (a) dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (b) cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (c) implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual.
l) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares de datos.
m) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.
n) Tratar la información personal suministrada con fines de estadística y analítica.
o) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
p) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
q) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
r) Establecer comunicación con los clientes y/o otras personas que, con la autorización de éstos, entreguen información personal con fines comerciales.
s) Enviar información importante acerca de cambios en las políticas, otros términos y condiciones, modificaciones en el Sitio web y otra información de carácter administrativo o comercial.
t) Ejecutar y cumplir con los contratos pactados, así como, prestar los servicios de forma presencial cuando así se requiera.
u) Brindar una mejor calidad, capacitación y seguridad a los trabajadores para el correcto manejo de los datos personales adquiridos por cumplimiento de las obligaciones pactadas.
v) De acuerdo con las obligaciones legales y corporativas de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., para prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.
w) Llevar a cabo estudios técnico – actuariales, estadísticas, investigaciones, analítica y análisis de mercado, incluidas encuestas de satisfacción.
x) Proporcionar información de mercadeo sobre productos y servicios (incluso información sobre otros productos y servicios ofrecidos por socios o aliados estratégicos) de acuerdo con las preferencias que el cliente haya expresado y la autorización otorgada.
y) Personalizar la experiencia presentando información y publicidad diseñadas de acuerdo con sus características específicas como cliente.
z) Identificar ante las personas a quien envíe mensajes a través del Sitio Web.
aa) Dar la oportunidad de participar en sorteos, concursos y promociones similares y administrar estas actividades. Algunas de estas actividades tienen términos y condiciones adicionales, sobre los que se requerirá la autorización expresa dado que podrían contener otra información sobre cómo se usa y se divulga la Información Personal respectiva.
bb) Administrar la infraestructura y las operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos aquellos relacionados con auditorías, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de Tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos e impresión.
cc) Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de los mismos.
dd) Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables, tales como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las peticiones de las autoridades públicas y gubernamentales.
ee) Establecer y defender los derechos a los que hubiere lugar; proteger las operaciones de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. o de sus socios dentro del negocio; así como los derechos, privacidad, seguridad y/o propiedad de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., los clientes, proveedores o contratistas; obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a DATA & TIC CONSULTORES S.A.S.
ff) Entregar, transferir o transmitir Información Personal dentro y fuera del territorio colombiano a empresas del cual DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. hace parte y/o a Aliados Estratégicos, para efectos de, entre otros, salvaguardar mejor la información, llevar un control de calidad de los servicios prestados y unificar corporativamente el manejo de la información.
Las entidades con las que el Usuario active la realización de un trámite al interior del Sitio Web serán responsables de obtener las autorizaciones que requieran en desarrollo de sus propios objetos sociales o actividades para tratar los Datos Personales enviados por el Sitio Web cuando se quiera hacer uso de estos para finalidades distintas al trámite señalado. Estas entidades definirán de forma autónoma las finalidades adicionales para el Tratamiento de los Datos Personales que es enviada por DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., y serán responsables del cumplimiento de la legislación de protección de datos personales.
7. OBLIGACIONES EN EL USO DE HERRAMIENTAS
Los Usuarios y/o Titulares tienen una serie de obligaciones en el acceso y uso de las diferentes herramientas de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., Las siguientes obligaciones protegen los Datos Personales almacenados en éstas y limitan las posibilidades de que se presente un acceso no autorizado a la misma:
1. Registrarse personalmente.
2. Custodiar sus credenciales de autenticación y hacer un buen uso de los servicios de las herramientas.
3. No acceder a las cuentas de otros usuarios y/o Titulares o a servicios no permitidos, o extraer Datos Personales.
4. No violar la confidencialidad de la información o de terceros que hagan uso de las herramientas.
5. No suplantar la identidad de otro usuario o de un tercero mediante las herramientas.
6. No realizar trámites en las herramientas a través de puntos inseguros, lugares públicos o puntos de Wi-Fi que no tengan adecuadas medidas de seguridad.
7. Velar por el buen uso de los Datos Personales a los que tenga acceso a través de las herramientas.
8. Revisar la información que almacenará en las herramientas y velar que esta sea la necesaria y que no exponga aspectos de su privacidad que no sean compatibles con las finalidades perseguidas por las herramientas.
9. Informar cualquier anomalía o sospecha que tenga sobre el uso no autorizado o fraudulento, incluyendo la ocurrencia de incidentes de seguridad que expongan los Datos Personales a personas no autorizadas
10. Ingresar y almacenar Datos Personales propios y de terceros que sean correctos y actualizados.
11. Proporcionar información, cierta y precisa al hacer uso de las herramientas.
8. TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN NACIONAL Y/O INTERNACIONAL DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. puede tratar, compartir, transmitir, entregar, suministrar, transferir o divulgar la información personal, dentro y fuera del territorio colombiano de acuerdo con las finalidades enunciadas en el Numeral 6 de la presente Política, siempre y cuando cuente con la autorización del titular o cuando sin contar con la autorización existan contratos y/o cláusulas de transmisión y/o transferencia de datos, a:
• Otras firmas o empresas:
En el desarrollo de la comercialización, mercadeo, cumplimiento de los contratos, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. puede poner la información personal a disposición de terceros, como otras firmas, abogados o empresas que ayuden al desarrollo misional de la firma y a otros agentes, representantes designados, socios comerciales e instituciones financieras, sociedades de valores y otros socios comerciales. En cualquiera de esos casos, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. tomará las medidas necesarias para que esas otras aseguradoras y distribuidores conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. (y solamente mientras ésta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la autorización conferida por el titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un tratamiento con finalidades diferentes.
• Proveedores de servicios:
Terceros externos proveedores de servicios, tales como profesionales médicos, contadores, auditores, expertos, otros abogados y otros asesores externos profesionales; proveedores de viajes y asistencia médica; compañías de asistencia, proveedores de servicios de centros de llamadas; proveedores de servicios de sistemas de tecnología de la información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la información; proveedores de servicios de impresión, publicidad, comercialización e investigación de mercado, y análisis; bancos e instituciones financieras que atiendan las cuentas de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., terceros administradores de reclamaciones; proveedores de gestión de documentos y registros; ingenieros, inspectores, asesores legales, traductores, y otros vendedores y proveedores de servicios externos que presten su colaboración para llevar a cabo las actividades comerciales. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así corresponda, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. (y solamente mientras ésta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la autorización conferida por el titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un tratamiento con finalidades diferentes.
• Autoridades gubernamentales y terceros implicados en acciones judiciales:
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, otros abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad o los de terceros aliados; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
• Aliados Estratégicos:
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. también podrá compartir información personal con los aliados estratégicos del negocio de acuerdo con lo que se establezca en los contratos o acuerdos celebrados con dichos Aliados.
• Otros terceros
Se podrá compartir información personal con beneficiarios, proveedores de emergencia (bomberos, policía y servicios médicos de emergencia), minoristas, redes de médicos, organizaciones y proveedores, operadores de viaje, centrales de riesgo, las agencias de informes de crédito, y otras personas involucradas en un incidente que sea objeto de una reclamación, así como compradores y potenciales compradores u otras partes de una reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia, o cualquier otra transacción, real o propuesta, en relación con la totalidad o parte de nuestro negocio, activos o acciones.
La información personal también puede ser compartida por los titulares de la información, en muros de mensajes, grupos de debate, páginas de perfiles y blogs, y en otros servicios del Sitio Web en los cuales puede publicarse información y materiales. Debe tenerse en cuenta que la información que sea publicada o revelada a través de estos servicios se convertirá en información pública y podría estar disponible para los visitantes del Sitio Web y para el público en general.
9. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado, mediante la presentación de la respectiva queja o reclamo de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Legislación vigente, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante D&T previsto como requisito de procedibilidad en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley, a la Constitución o cuando no exista una obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. DEBERES DE DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. está obligada a cumplir con los deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
10.1. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. respecto del Titular del dato
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales;
e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
10.2. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
a. Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c. Actualizar la información cuando sea necesario;
d. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
e. Anonimizar los datos personales de los titulares siempre que estos sean de carácter semiprivados, privados o sensibles, así como los datos de los niños, niñas y adolescentes de cualquier tipo.
10.3. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
a. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
b. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
c. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
d. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes;
e. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
f. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
10.4. Deberes de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
a. Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
b. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
11. DEBERES DE DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Si DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo; conforme el literal d. del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política;
f. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente Política;
g. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
h. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto;
j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
k. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. DE LA AUTORIZACIÓN
12.1. Autorización para tratamiento de datos
Los obligados a cumplir esta Política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública. Para obtener la autorización deberán seguirse las siguientes instrucciones:
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c. Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
d. La identificación, dirección física o electrónica de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S.
En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos o Apps.
Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.
12.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser explícita;
b. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;
c. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
12.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar a los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto;
b. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
13. SEGURIDAD
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. adoptará las medidas técnicas, físicas, legales, humanas, administrativas y organizativas correspondientes, que guarden relación con las leyes de privacidad y seguridad de los datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Si los titulares consideran que su interacción con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. ya no es segura (por ejemplo, si creen que la seguridad de su información personal podría estar comprometida), deberá notificar inmediatamente a DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. en los canales de servicio indicados en el numeral 16 “ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS”.
Cuando DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. proporcione información personal a un proveedor de servicios, éste será seleccionado cuidadosamente y deberá utilizar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de la información personal.
14. RETENCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. adopta medidas razonables para garantizar que la información personal procesada sea confiable para el uso pretendido, preciso y completo según sea necesario para llevar a cabo los fines descritos en esta Política de Tratamiento de la Información. DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. mantendrá la información personal de los titulares de la Información durante el período que sea necesario para cumplir con los fines establecidos en esta Política de Tratamiento de la Información, salvo que la ley vigente exija o permita un período de retención mayor.
15. INFORMACIÓN PERSONAL DE OTRAS PERSONAS
Si se proporciona información personal a DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. en relación con otras personas, quien la otorgue acepta obtener el consentimiento legalmente necesario para la recopilación, uso, divulgación y transferencia de información personal acerca de la persona de acuerdo con esta Política de Tratamiento de la Información.
16. PREFERENCIAS DE COMERCIALIZACIÓN
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. proporcionará oportunidades para que los Titulares de la información informen sus preferencias de mercadeo, incluyendo las comunicaciones con éstos, quienes también podrán comunicarse por correo electrónico a habeasdata@dataytic.com o remitir en físico a la Carrera 7 B No. 26 – 20, oficina 2301, en Bogotá D.C.
17. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Los Titulares de la información tienen derecho a acceder a su información personal, actualizarla, corregirla, oponerse a su uso o solicitar su eliminación o supresión. Para tal efecto se podrán comunicar con DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. por correo electrónico a habeasdata@dataytic.com o remitir en físico a la Carrera 7 B No. 26 – 20, oficina 2301, en Bogotá D.C., ante cualquiera de estas necesidades o si tiene preguntas o inquietudes sobre el Tratamiento de la información personal. La respuesta a su comunicación se dará dentro de los términos y condiciones de la normatividad aplicable sobre la materia.
18. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A ACCEDER, CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
A continuación se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015:
a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S.;
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
d. Por estipulación a favor de otro o para otro;
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, en poder de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. y éstas en su condición de Responsable y/o Encargada del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., siempre y cuando se pueda mantener prueba de la fecha de recepción de la consulta y de la identidad del solicitante.
Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos que se encuentre en poder de DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. deba ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. en su calidad de Responsable y/o Encargada del Tratamiento. Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite, y acompañando los documentos o pruebas pertinentes que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
TRASLADO DEL RECLAMO. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
TÉRMINO PARA LA ATENCIÓN DE UN RECLAMO. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Tales respuestas deben ser remitidas a la dirección señalada por el titular en el momento de presentar su solicitud y, en el caso de que no la haya especificado, a la última dirección registrada. En caso de que las peticiones o los reclamos se presenten por medios electrónicos o verbalmente, podrán resolverse por el mismo medio, para lo cual se debe conservar copia de la respuesta o de la respectiva grabación.
19. CAMBIOS A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. Revisará la Política de Tratamiento de Información periódicamente y se reserva el derecho de actualizarla en cualquier momento para incorporar los cambios a que haya lugar de conformidad con los requisitos legales, las referidas actualizaciones se publicarán en el sitio web.
Para tal propósito en la parte superior de esta Política de Tratamiento se indicará la fecha de actualización de la misma. DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. entiende que el Titular de la Información ha revisado y prestado su consentimiento acerca de las actualizaciones que se realicen a la Política por el hecho de acceder al Sitio Web, enviar una comunicación a DATA & TIC CONSULTORES S.A.S., o realizar cualquier gestión ante DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. respecto de algún producto o servicio. De todas formas, DATA & TIC CONSULTORES S.A.S. recomienda acceder periódicamente al Sitio Web y consultar esta Política con el fin de que el titular conozca las actualizaciones de la misma y recuerde los términos y condiciones en los que se realiza el Tratamiento de la información personal
20. LEY Y JURISDICCIÓN
La presente Política se rige por lo previsto en la ley colombiana y cualquier controversia relacionada con o derivada de la misma, se someterá al conocimiento de la justicia ordinaria de la República de Colombia.
21. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR
Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del veintisiete (27) de junio de 2013.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.